1. 개요
행정-기록은 행정기관이 그 기능을 수행하고 업무를 관리하기 위해 생성하거나 수집하여 유지하는 모든 형태의 자료를 의미한다. 이는 기관의 핵심적인 임무 활동을 직접적으로 증명하는 기록과는 구분되는 개념으로, 기관의 운영을 뒷받침하는 지원 기능과 관련된 기록을 포괄한다.[3] 구체적으로는 예산 및 재무, 인적자원 관리, 장비와 물자 관리 등 기관의 조직적 운영을 위해 발생하는 활동들이 이에 해당한다.[3]
행정기록은 기관의 조직적 발달과 운영 체계를 이해하는 데 필수적인 역할을 한다. 행정역사는 정부 기관과 같은 유기적 조직의 발전 과정, 조직 구조, 기능 및 활동을 연구하는 학문 분야이며, 이 과정에서 행정기록은 핵심적인 근거 자료로 활용된다.[4] 기록은 단순한 문서의 집합을 넘어, 기관이 어떠한 체계로 의사결정을 내리고 공공 서비스를 제공해 왔는지를 보여주는 실증적 지표가 된다.
이러한 기록은 행정의 투명성을 확보하고 공공기관의 업무 수행을 관리하는 데 중요한 목적을 가진다. 특정 관할 구역의 사법부 사례를 살펴보면, 행정기록은 사법 업무를 관리하거나 기관의 업무를 수행하기 위한 목적으로 유지되는 기록으로 정의되며, 이는 별도로 규정된 법원 기록과는 구분되어 관리된다.[1] 즉, 행정기록은 기관의 내부 운영을 원활하게 하고 업무의 연속성을 보장하기 위한 관리적 성격이 강하다.[1]
행정기록의 체계적인 관리는 현대 전자정부 환경에서도 지속적으로 요구되는 과제이다. 대한민국의 정부24와 같은 전자정부 플랫폼은 주민등록증 모바일 확인 서비스나 공공마이데이터 등 다양한 행정 서비스를 제공하며, 이 과정에서 발생하는 데이터와 기록들은 행정의 효율성을 높이는 기반이 된다.[2] 향후 행정 환경이 디지털 중심으로 변화함에 따라, 기록의 생성부터 보존까지의 전 과정에 대한 체계적인 관리와 정보 공개에 대한 중요성은 더욱 증대될 전망이다.
2. 행정기록의 분류와 유형
행정-기록은 기관의 기원과 발전 과정, 수행하는 활동 및 성과와 관련된 내용을 포함한다.[5] 이러한 기록은 크게 정책 기록과 운영 기록의 두 가지 범주로 구분된다.[5] 정책 기록은 기관이 부여된 책무와 기능을 수행하기 위해 채택한 계획, 방법, 기술 또는 규칙 등 조직 운영과 직결된 문서를 의미한다.[5] 이 중 조직 문서에는 예산 및 예산 계획 등이 포함된다.[5]
운영 기록은 기관의 미션 활동을 직접적으로 증명하는 기록과는 구분되는 개념이다.[3] 이는 기관의 미션 수행을 뒷받침하기 위해 수행되는 공통적인 지원 기능을 수행하는 과정에서 생성된다.[3] 구체적으로는 예산 및 재무, 인적 자원 관리, 장비 및 물자 관리와 같은 활동들이 이에 해당한다.[3] 즉, 기관의 핵심 임무를 직접 기록하는 것이 아니라 조직의 운영을 원활하게 하기 위한 보조적 성격을 띤다.[3]
특정 관할 구역의 사례를 살펴보면, 콜로라도주 사법부의 행정-기록은 사법부의 업무를 관리하거나 직무를 수행할 목적으로 유지되는 기록을 의미한다.[1] 다만 이는 공공 정보 및 기록에 대한 접근 규칙 2에 따라 정의된 법원 기록과는 별개의 개념으로 구분된다.[1] 따라서 행정기록의 유형은 해당 기관이 수행하는 지원 기능의 범위와 조직의 운영 목적에 따라 구체적으로 분류된다.[1]
3. 행정기록의 관리 목적 및 법적 근거
행정기록의 관리는 공공기록물 관리에 관한 법률 및 동법 시행령에 근거하여 수행된다.[1] 이러한 법적 체계는 기록물의 체계적인 관리와 안전한 보존을 보장하기 위해 마련되었다. 또한, 기록물을 통해 정보의 효율적인 활용과 이용을 도모하는 것을 주요 목적으로 한다.[2]
기관의 내부 규정은 해당 기관의 운영 목적에 따라 구체화된다. 예를 들어 부천대학교의 경우, 기록물관리규정을 통해 기록물의 관리와 보존 및 이용에 필요한 제반 사항을 규정하고 있다.[1] 이 규정은 직제규정에 따른 모든 기구의 기록물 관리에 적용된다.
학교법인 한국폴리텍은 기록물관리규칙을 통해 법인과 학교 및 소속 캠퍼스의 기록물 관리에 필요한 사항을 정하고 있다. 여기에는 연수원과 교육원이 포함되며, 기록물의 안전한 보존과 정보의 효율적 활용을 목적으로 한다.[2] 한편, 콜로라도주의 사법부는 공공정보 및 기록에 대한 접근 규칙에 따라 사법부의 업무 수행 및 관리를 위해 유지되는 행정-기록의 공개를 규정하고 있다.[3]
4. 행정기록의 보존 및 관리 규정
행정기록의 체계적인 관리와 안전한 보존을 위해서는 관련 법령과 기관별 내부 규정이 유기적으로 결합되어야 한다. 공공기록물 관리에 관한 법률 및 동법 시행령은 기록물 관리의 근거가 되는 상위 법적 토대를 제공한다.[7] 이에 따라 부천대학교와 같은 교육기관은 해당 법률의 제13조 및 시행령 제10조를 준수하여 기록물관리규정을 제정하고, 이를 통해 기록물의 관리, 보존, 이용에 필요한 제반 사항을 구체적으로 명시한다.[7] 이러한 규정은 기관의 직제규정에 따른 모든 기구에 적용되며, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 해당 규정을 우선적으로 따른다.
기록물의 정의와 범위는 각 기관의 운영 목적과 조직 구조에 따라 세분화된다. 한국폴리텍의 기록물관리규칙에 따르면, 기록물은 학교법인과 학교 및 소속 캠퍼스의 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물 등을 모두 포함한다.[8] 이와 유사하게 부천대학교 역시 각 처리과에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 기록물을 관리 대상으로 규정하고 있다.[7] 이러한 관리 체계는 기관의 미션과 목표를 달성하는 과정에서 발생하는 다양한 형태의 정보를 포괄하며, 정보의 효율적인 활용을 도모하는 데 목적이 있다.
기관은 행정 및 경영 활동에서 발생하는 기록의 처분과 보존을 위해 별도의 보존 기간 지침을 운용한다. 듀크 대학교의 사례를 살펴보면, 대학 아카이브가 승인한 행정 및 관리 기록 보존 지침을 통해 학과, 프로그램, 도서관, 위원회, 대학원 등 다양한 조직 단위에서 발생하는 기록의 처분을 권고하고 있다.[6] 이 지침은 정책의 수립 과정과 기관의 목적 달성을 증명하는 기록물들을 체계적으로 관리하기 위해 마련되었다.[6] 결과적으로 각 기관은 고유한 조직 운영 방식에 맞추어 기록물의 생산부터 폐기에 이르는 전 과정을 규정화된 절차에 따라 관리한다.
5. 행정기록의 공개 및 정보 접근
공공 정보에 대한 접근 권한은 행정-기록의 투명성을 확보하는 핵심 요소이다. 콜로라도주 사법부의 사례를 살펴보면, 공공 정보 및 기록에 대한 접근 규칙 2(P.A.I.R.R.2)를 통해 사법부 산하 기관 및 사무소에서 관리하는 행정-기록의 공개를 규정하고 있다.[1] 여기서 정의하는 행정-기록은 사법부의 업무 관리나 직무 수행을 목적으로 유지되는 기록을 의미하며, P.A.I.R.R.1에 따라 정의된 법원 기록과는 구분된다.[1]
행정-기록은 기관의 미션 활동을 직접적으로 증명하지는 않지만, 이를 지원하기 위한 공통적인 지원 기능을 수행하는 과정에서 생성된다. 이러한 기록에는 예산 및 재무, 인적 자원, 장비 및 물자 관리와 관련된 활동이 포함된다.[3] 따라서 정보 공개의 범위는 기관의 운영을 뒷받침하는 다양한 행정 지원 영역까지 포괄하게 된다.
다만 모든 행정-기록이 무조건적으로 공개되는 것은 아니며, 특정 예외 사항이 존재한다. P.A.I.R.R.2 규정에 따르면 일정 수준의 예외를 전제로 하여 기록의 공개를 보장한다.[1] 또한 대한민국의 전자정부 체계 내에서는 정부24와 같은 누리집을 통해 전자증명서나 공공 마이데이터 등의 형태로 정보에 접근할 수 있는 환경을 제공하고 있다.[2]
6. 디지털 행정 서비스와 기록 활용
대한민국은 전자정부 체계를 구축하여 행정기록을 디지털 기반의 서비스로 전환하여 제공하고 있다. 정부24는 이러한 디지털 행정 서비스를 통합적으로 제공하는 공식 누리집으로서, 국민이 행정기록에 접근하고 이를 활용할 수 있는 다양한 창구 역할을 수행한다.[2] 해당 플랫폼을 통해 국민은 국민비서 서비스인 '구삐'를 이용할 수 있으며, 주민등록증의 모바일 확인 서비스를 통해 신원을 증명하는 등 디지털화된 기록 체계를 실생활에 적용하고 있다.
행정기록의 활용 범위는 개인을 넘어 기업 영역까지 확장되어 공공 마이데이터 체계로 발전하였다. 전자증명서는 종이 문서 없이도 행정기관이 보유한 기록을 디지털 형태로 발급받아 제출할 수 있게 하며, 이는 기업 공공 마이데이터를 통해 기업의 행정 절차 효율성을 높이는 데에도 기여한다.[2] 이러한 디지털 기록 체계는 행정 업무의 편의성을 증대시킬 뿐만 아니라, 기록의 생성부터 활용까지 전 과정을 데이터 중심으로 관리할 수 있는 기반을 제공한다.
디지털 환경에서의 행정기록은 기관의 미션 수행을 직접적으로 증명하는 기록과는 구분되는 성격을 가진다. 연방기록관리청의 정의에 따르면, 행정기록은 기관의 핵심 임무를 수행하는 과정에서 발생하는 기록이 아니라, 예산 및 재무, 인사, 장비 및 물자 관리와 같이 기관의 운영을 지원하기 위한 공통적인 지원 기능을 수행하는 과정에서 생성되는 기록을 의미한다.[3] 따라서 디지털 행정 서비스는 이러한 지원적 성격의 기록들을 체계적으로 데이터화하여 국민과 기업에게 효율적으로 전달하는 것을 목표로 한다.